Chi sta per perdere una persona chiave
Va in pensione fra sei mesi, o ha appena dato le dimissioni. Sa cose che non sono scritte da nessuna parte e che nessuno ha mai avuto tempo di chiedergli.
VerbaVolant — mettiamo per iscritto come lavora davvero la tua azienda
Conosci. Documenta. Valorizza.
Il sapere della tua azienda non vola via.
Mettiamo per iscritto come lavorate davvero: partiamo dai documenti che avete già e chiediamo alle persone solo quello che manca. Alla fine avete procedure che somigliano alla realtà, e sapete dove siete fragili.
- Si comincia da quello che avete già
- Nessun software da installare
- Pensato per le PMI italiane
Gestione ordini
Processo critico · 7 campi su 9 con una risposta
Completezza
78%
quanto è stato chiesto
Confidenza
64%
quanto è confermato
- Chi approva uno sconto oltre il 15%Confermato da Marta · procedura-sconti.pdf, p. 2
- Cosa succede se il cliente contestaMarta e Luca dicono due cose diverse — da arbitrare
- Chi tiene i rapporti con il fornitore storicoLo sa solo Paolo. Nessun altro, nessun documento
Il problema
La vostra azienda sa fare cose che non ha mai scritto
Non è disorganizzazione. È il modo normale in cui funziona un’azienda in cui le persone si conoscono e le cose si sono sempre fatte così.
«Quello lo sa solo Paolo.» E Paolo è qui da diciannove anni.
La procedura scritta parla di un gestionale che avete cambiato nel 2021.
Chi entra impara guardando. Quindi impara anche gli errori.
Due persone descrivono lo stesso passaggio in due modi, e nessuno se n’era accorto.
L’auditor chiede il documento. Esiste, ed è falso da anni.
Quando manca una persona, si ferma qualcosa. E ogni volta si scopre cosa.
Finché tutto va bene, niente di questo è un problema. Diventa un problema tutto insieme, il giorno in cui una persona se ne va — e quel giorno non si sceglie.
Come funziona
Cinque passaggi, e i primi due non vi costano niente
L’ordine conta: chiediamo alle persone solo dopo aver letto tutto quello che c’è già. Far ripetere a qualcuno una cosa che era scritta è il modo più veloce per non avere più la sua attenzione.
Ci date quello che avete già
Procedure, moduli, email, il file Excel che usa solo una persona. Anche se è vecchio, disordinato o incompleto: è esattamente il punto di partenza che ci aspettiamo. Li leggiamo noi.
Il vostro sforzo: trascinare dei file in una pagina.
Vi diciamo cosa manca
Dai documenti ricostruiamo i processi che riusciamo a ricostruire, e soprattutto vediamo i buchi: chi decide non è scritto da nessuna parte, la procedura descrive un software che avete cambiato, due documenti dicono cose diverse.
Il vostro sforzo: nessuno. Arriva un elenco.
Parliamo con le persone, solo di quello che manca
A chi sa le cose arriva un link personale. Non un questionario: una conversazione breve, sul telefono, che fa solo le domande a cui i documenti non rispondono. Quattro minuti alla volta, quando hanno tempo loro.
Il loro sforzo: rispondere a voce o scrivendo, come preferiscono.
Voi arbitrate i disaccordi
Quando due persone descrivono lo stesso passaggio in modo diverso, non scegliamo noi. Ve lo mettiamo davanti con le due versioni e chi le ha dette, e decidete voi qual è quella giusta — o scoprite che il problema era proprio lì.
Il vostro sforzo: qualche minuto, sulle cose che contano davvero.
Resta un documento che si aggiorna
Manuali operativi, schede di processo, materiale per chi entra. Ogni frase sa da dove viene: da quale documento, da quale pagina, da quale conversazione. Quando qualcosa cambia, si aggiorna quel pezzo, non tutto da capo.
Il vostro sforzo: leggerlo e dire se è giusto.
Cosa fa
Dal sapere delle persone a qualcosa che resta
I documenti sono il risultato, non il prodotto. Il prodotto è il modello di come lavorate: i documenti si generano da lì, e per questo si aggiornano invece di invecchiare.
Interviste guidate
Una conversazione breve, per telefono, che parte da quello che quella persona sa meglio di chiunque altro. Nessun account da creare: si apre un link e si risponde.
Processi ricostruiti
Chi fa cosa, quando, con quale strumento, cosa succede quando va storto. Non un organigramma: il lavoro come avviene davvero, compresi i passaggi che nessuno ha mai scritto.
Documenti che citano le fonti
Manuali e procedure in cui ogni affermazione dice da dove viene. Se qualcuno chiede «e chi l'ha detto?», la risposta è nel documento.
Materiale per chi entra
Da un processo capito nasce quello che serve a far diventare autonoma una persona nuova, senza togliere una giornata a chi è già in azienda.
Dove siete fragili
Quali conoscenze stanno in una testa sola, quali processi critici dipendono da chi va in pensione fra due anni, dove un'assenza vi ferma.
Due numeri, mai uno solo
Quanto abbiamo chiesto e quanto è confermato. Restano separati apposta: un unico «punteggio di salute» nasconde esattamente la differenza che conta.
Per chi
Quattro situazioni in cui serve adesso
Se non vi riconoscete in nessuna di queste, probabilmente non vi serviamo ancora. Lo diciamo perché sentirselo dire è raro, e perché farvi perdere un’ora non conviene a nessuno dei due.
Chi ha una certificazione da tenere o da prendere
ISO, un audit di un cliente grande, una gara. Servono procedure scritte che somiglino a quello che fate davvero, non a quello che avete scritto tre anni fa per l'auditor.
Chi cresce e non riesce a inserire
Ogni persona nuova costa mesi a qualcuno che aveva già il suo lavoro da fare, e finisce per imparare guardando — cioè imparando anche gli errori.
Chi sta passando l'azienda
Un passaggio generazionale, l'ingresso di un socio, una cessione. Quello che c'è nelle teste vale, ma solo se esiste anche fuori.
I vostri dati
State per darci le cose che non avete mai scritto
È ragionevole volere qualche risposta prima. Queste sono decisioni tecniche già prese, non intenzioni.
In Europa, e da società europee
Il criterio non è «dove stanno i server» ma chi firma il contratto: una società americana può essere obbligata a consegnare dati che controlla, ovunque si trovino. I nostri fornitori sono società europee.
Cancellare una persona significa cancellarla
Nomi e trascrizioni sono cifrati con una chiave diversa per ogni persona. Cancellare vuol dire distruggere quella chiave: quello che restava diventa illeggibile, anche in un backup.
Nessuna azienda vede un’altra
La separazione è imposta dal database e non dal codice dell’ applicazione, ed è verificata da test che fermano un rilascio. È la cosa che controlliamo per prima e più spesso.
Un’ipotesi dell’AI non diventa un fatto
Quello che propone un modello resta una proposta finché una persona non la conferma, e la frase originale di chi ha parlato resta accanto. Quando non sappiamo, il documento lo dice.
Non alleniamo niente sui vostri dati
La conoscenza di un cliente non viene usata per addestrare modelli o migliorare il prodotto per altri. Sta nel contratto, non solo qui.
Il prezzo non vi chiede di nasconderci niente
Non contiamo persone, interviste, processi, documenti o sessioni. Un prezzo che le contasse vi spingerebbe a darci di meno — e la metà che terreste per voi è esattamente quella che serve.
Domande
Quello che ci chiedono quasi sempre
Quanto tempo ci portate via?
Il grosso del lavoro lo facciamo sui documenti che avete già, e lì il vostro tempo è zero. Alle persone chiediamo conversazioni brevi, quattro o cinque minuti alla volta, quando hanno tempo loro. A voi resta la parte che non possiamo fare al posto vostro: decidere chi ha ragione quando due persone dicono cose diverse.
I nostri documenti sono un disastro. Ha senso lo stesso?
È il caso normale, non l'eccezione. Il prodotto esiste perché la maggior parte di quello che un'azienda sa non è scritto, e quello che è scritto è vecchio. Un archivio ordinato ci farebbe risparmiare un po' di tempo; la sua assenza non cambia niente.
Le persone si sentiranno controllate?
È la domanda giusta da fare, e la risposta dipende da come viene presentato. Quello che misuriamo è dove l'azienda è fragile, mai quanto vale una persona: la criticità di una conoscenza non è un dato di valutazione e non viene mostrata a chi descrive. Chi risponde vede le proprie risposte e niente di quelle degli altri.
Dove finiscono i nostri dati?
In Europa, presso fornitori che sono società europee — che non è la stessa cosa di «server in Europa». Nomi e trascrizioni sono cifrati con una chiave per persona, così cancellare qualcuno significa distruggere la sua chiave e non rincorrere delle righe. Nessuna azienda vede i dati di un'altra, e questo è verificato da test che bloccano il rilascio.
L'AI si inventa le cose?
Succede, e per questo il sistema non le crede. Una frase prodotta da un modello non diventa mai un fatto aziendale da sola: resta una proposta finché una persona non la conferma, e quello che una persona ha detto resta scritto testualmente accanto. Quando non sappiamo, il documento dice che non lo sappiamo.
Quanto costa?
Dipende da quanto è grande il lavoro, non da quanto ci date. Non contiamo persone, interviste, processi, documenti o sessioni: sono esattamente le cose che vogliamo che ci diate senza pensarci. Il prezzo ve lo diciamo dopo aver capito cosa serve, in una cifra sola, prima di cominciare.
Possiamo provarlo da soli?
No, e non è una strategia commerciale. Le prime mezz'ora servono a capire cosa cercare nella vostra azienda, e questo è il pezzo che fa la differenza fra un risultato utile e un archivio più ordinato. Non c'è una registrazione perché non funzionerebbe.
Parliamone
Mezz’ora, per capire se ha senso
Non c’è una registrazione e non c’è una prova gratuita, perché non funzionerebbero: la parte che fa la differenza è capire cosa cercare nella vostra azienda, e quella si fa parlando.
- Vi scrive una persona, di solito entro un giorno lavorativo.
- Nella prima mezz’ora ascoltiamo. Non c’è niente da preparare.
- Se non vi serviamo ve lo diciamo, e vi diciamo cosa potreste fare invece.
- Non vi iscriviamo a nessuna newsletter.